Nyaraka ndipo uagizaji wa bidhaa za usafi wa mara ya kwanza mara nyingi hukosewa. Bidhaa ni nzuri, bei imekubaliwa, kisha kontena linakaa bandarini kwa sababu hati moja haipo au maelezo moja hayalingani na jingine. Mwongozo huu unaorodhesha nyaraka utakazokutana nazo kwa kawaida unapoagiza sabuni, sabuni za kufulia na visafishaji kutoka India, na kila moja inatumika kwa nini.
GoodBiz Hygiene ni msafirishaji nje wa kibiashara (merchant exporter): tunapata kutoka kwa watengenezaji wa India tuliowakagua na kuandaa nyaraka za usafirishaji kwa kila oda. Mahitaji hutofautiana kulingana na nchi ya kuwasili na bidhaa, kwa hivyo kila kitu kilicho hapa chini ni mwongozo wa jumla. Seti kamili huthibitishwa kwa kila oda, na wakala wako wa forodha ndiye mwenye neno la mwisho kuhusu kile bandari yako itakachokubali.
Nyaraka kuu za usafirishaji
Karibu kila shehena inahitaji hizi, bila kujali bidhaa.
Ankara ya kibiashara
Ankara ya kibiashara ni bili ya muuzaji na hati kuu ambayo forodha hutumia kutathmini thamani ya bidhaa. Inaonyesha mnunuzi na muuzaji, maelezo ya bidhaa, kiasi, bei za kipimo, thamani ya jumla, masharti ya biashara yaliyokubaliwa na msimbo wa HSN. Waagizaji huitumia kukokotoa ushuru na kodi, na benki huitumia chini ya barua ya mkopo (letter of credit). Maelezo lazima yalingane na nyaraka nyingine neno kwa neno. Kwa msaada kuhusu msimbo, tazama mwongozo wetu wa misimbo ya HSN 3401 na 3402.
Orodha ya upakiaji
Orodha ya upakiaji inaeleza kilichomo ndani ya kila katoni, pallet au pipa: idadi ya vifurushi, uzito halisi na wa jumla, vipimo vya ukubwa na kundi la uzalishaji au alama inapohitajika. Maafisa wa forodha huitumia kulinganisha ukaguzi wa kimwili na ankara. Orodha safi ya upakiaji pia husaidia ghala lako kupokea bidhaa haraka.
Hati ya shehena (bill of lading)
Hati ya shehena (bill of lading) hutolewa na kampuni ya meli. Ni risiti ya mzigo, mkataba wa usafirishaji na, katika umbo lake la asili, hati ya umiliki inayokuwezesha kuchukua bidhaa. Uliza mapema kama unahitaji hati asilia, utoaji kwa telex au sea waybill, kwa sababu hili huathiri lini unaweza kuidhinisha mzigo na jinsi malipo yanavyoshughulikiwa. Jina, anwani na maelezo ya mtu wa kuarifiwa (notify party) lazima yawe sahihi.
Nyaraka zinazothibitisha asili na ubora
Cheti cha asili
Cheti cha asili kinaeleza nchi ambamo bidhaa zilitengenezwa. Nchi za uagizaji zinaweza kukihitaji kama utaratibu wa forodha, na baadhi hukitumia kuamua kama kiwango cha chini cha ushuru kinatumika.
Kuna aina mbili kuu:
- Cheti cha jumla (kisicho cha upendeleo). Kinathibitisha nchi ya asili pekee. Kwa kawaida hutolewa na chemba ya biashara au chombo kilichoidhinishwa.
- Cheti cha upendeleo. Ambapo makubaliano ya biashara kati ya India na nchi yako yanatoa ushuru uliopunguzwa au sifuri, cheti cha upendeleo katika muundo ulioainishwa kwenye makubaliano hayo kinaweza kuhitajika. Bidhaa lazima zikidhi kanuni za asili za makubaliano, na muundo na chombo kinachotoa hutofautiana kulingana na makubaliano.
Usidhani unastahili. Muulize wakala wako kama kiwango cha upendeleo kipo kwa msimbo wako wa ushuru, na utuambie kabla ya oda ili cheti sahihi kiweze kupangwa.
Cheti cha uchambuzi (COA)
COA ni ripoti ya maabara kuhusu kundi mahususi unalolinunua. Inaorodhesha vigezo vya vipimo na matokeo dhidi ya vipimo vilivyokubaliwa. Vigezo hutegemea bidhaa. Kwa kiambato cha kusafisha kama LABSA, kwa kawaida vinajumuisha viambato hai, asidi ya salfuriki huru, mafuta huru na rangi. Kwa poda ya kufulia vinaweza kujumuisha viambato hai, pH, msongamano wa jumla na unyevu. Kwa kisafishaji cha kimiminika vinaweza kujumuisha pH na mwonekano.
COA ina manufaa tu ikiwa vipimo vilikubaliwa kwanza. Kabla ya kuthibitisha oda, omba karatasi ya vipimo na ukubaliane ni vigezo na viwango vipi vitaonekana kwenye COA. Hifadhi COA pamoja na sampuli ya kuhifadhi kutoka kundi lilelile endapo kutatokea mgogoro baadaye.
MSDS au SDS
Karatasi ya data za usalama inaeleza muundo wa bidhaa, hatari, ushughulikiaji salama, huduma ya kwanza, hatua za kuzima moto, uhifadhi na utupaji. SDS ni jina la sasa na MSDS la zamani, lakini vyote vinamaanisha kitu kimoja. Ghala lako, kampuni yako ya usafirishaji na, katika baadhi ya nchi, mamlaka yako ya forodha au mazingira zitakiomba. Omba SDS katika lugha na muundo ambao soko lako linahitaji, kwa kuwa baadhi ya nchi hutarajia mpangilio mahususi.
Bidhaa hatari na shehena ya kemikali
Si kila bidhaa ya usafi ni bidhaa hatari, lakini baadhi ni. Bidhaa zenye asidi kali, vimiminika vinavyounguza na baadhi ya malighafi za viambato vya kusafisha zinaweza kuainishwa kuwa hatari kwa usafirishaji wa baharini.
Ikiwa bidhaa inastahili, tarajia:
- Tamko la bidhaa hatari. Tamko lililosainiwa la nambari ya UN ya bidhaa, daraja, kundi la ufungashaji na maelezo ya vifungashio.
- Lebo na alama za hatari. Lebo sahihi kwenye mapipa, katoni na kontena.
- Vifungashio vilivyoidhinishwa. Mapipa na IBC zinazokidhi mahitaji ya usafirishaji.
- Kukubaliwa na kampuni ya meli. Kampuni za meli huidhinisha bidhaa hatari kivyake na zinaweza kutoza ada ya ziada au kupunguza meli zinazopatikana.
Mifano ni pamoja na visafishaji vyenye asidi kama kisafishaji cha choo katika daraja za kawaida za asidi, na malighafi za jumla kama LABSA. Daraja laini zinaweza kushughulikiwa tofauti, na uainishaji hutegemea fomula kamili na kanuni za sasa za usafirishaji. Tuambie ikiwa unahitaji daraja laini au kama bandari yako ina vikwazo, nasi tutathibitisha uainishaji na mtengenezaji kabla ya kupanga shehena.
Usajili na idhini mahususi za nchi ya kuwasili
Zaidi ya seti ya kawaida, nchi nyingi huongeza mahitaji yake. Haya ni eneo la mnunuzi kuthibitisha mapema, kwa sababu yanaweza kuchukua wiki.
- Usajili wa bidhaa au wa mwagizaji. Baadhi ya nchi husajili bidhaa za usafi, au mwagizaji, kabla bidhaa kuruhusiwa kuingia.
- Ukaguzi wa ulinganifu au wa kabla ya usafirishaji. Masoko fulani yanahitaji cheti cha ulinganifu au ukaguzi kabla ya usafirishaji.
- Idhini ya lebo. Lugha, maneno ya hatari, alama, kiasi halisi na maelezo ya mwagizaji vyote vinaweza kudhibitiwa.
- Viwango na upimaji. Nchi chache huomba upimaji kwa kiwango cha kitaifa.
- Leseni za uagizaji. Baadhi ya kemikali zinahitaji leseni au kibali kutoka kwa mamlaka ya eneo.
Hatuwezi kusajili bidhaa katika nchi yako kwa niaba yako isipokuwa hili limekubaliwa mapema, na hatudhani kwamba hitaji kutoka soko moja linatumika kwa jingine. Uliza mamlaka au wakala wako orodha ya sasa, na ututumie wakati wa ombi.
Kisichotumika
Bidhaa za usafi ni kemikali, si bidhaa za kilimo. Cheti cha phytosanitary ni cha mimea na bidhaa za mimea, kwa hivyo kwa kawaida hakihitajiki kwa sabuni, sabuni za kufulia au visafishaji. Vifaa vya ufungashaji, kama pallet za mbao, vinaweza kuwa na kanuni zake za alama za matibabu, kwa hivyo thibitisha haya na wakala wako.
Orodha ya vitendo ya nyaraka
Tumia orodha hii unapopanga oda.
| Hati | Nani anaitoa | Kwa nini ni muhimu |
|---|---|---|
| Ankara ya kibiashara | Muuzaji | Tathmini ya forodha na malipo |
| Orodha ya upakiaji | Muuzaji | Ukaguzi na upokeaji ghalani |
| Hati ya shehena (bill of lading) | Kampuni ya meli | Uthibitisho wa usafirishaji na umiliki wa mzigo |
| Cheti cha asili | Chombo kilichoidhinishwa | Uthibitisho wa asili na punguzo linalowezekana la ushuru |
| COA | Maabara ya mtengenezaji | Ubora wa kundi dhidi ya vipimo |
| SDS | Mtengenezaji | Ushughulikiaji, usafirishaji na uhifadhi salama |
| Tamko la bidhaa hatari | Muuzaji au mtengenezaji | Linahitajika kwa shehena hatari |
| Usajili wa eneo | Mamlaka zako | Ruhusa ya kuingia katika nchi yako |
Jinsi ya kuepuka ucheleweshaji
- Tuma orodha yako ya nyaraka wakati wa ombi. Jumuisha orodha ya wakala, masharti ya barua ya mkopo na usajili wowote.
- Kubaliana maelezo ya bidhaa na misimbo ya HSN kabla ya kutoa ankara. Kutolingana kati ya nyaraka ni chanzo cha kawaida cha maswali.
- Kagua maneno ya barua ya mkopo kwa makini. Benki hukataa nyaraka zinazotofautiana na mkopo hata kwa maelezo madogo, kwa hivyo pitia masharti na benki yako kabla oda haijathibitishwa.
- Kubaliana vipimo kabla ya uzalishaji. COA inapaswa kuonyesha ulichoomba.
- Thibitisha hali ya bidhaa hatari mapema. Huathiri ufungashaji, uchaguzi wa kampuni ya meli na gharama.
- Omba nyaraka za rasimu kabla ya usafirishaji. Kagua majina, anwani, uzito na maelezo wakati marekebisho bado ni rahisi.
Masharti na malipo
FOB, CIF na CFR zinapatikana; masharti ya malipo hukubaliwa kwa kila oda (T/T au LC). Masharti ya biashara unayochagua huathiri nani anapanga na kulipia usafirishaji na bima, na hivyo ni upande upi unashughulikia nyaraka fulani, kwa hivyo yakamilishe kabla nukuu haijakamilishwa.
Hatua inayofuata
Ikiwa unalinganisha chaguo za bidhaa, tazama ukurasa wetu wa poda ya kufulia kwa bidhaa za kufulia, au bidhaa zetu za visafishaji vya jumla vya taasisi kwa hoteli na wanunuzi wa huduma za majengo. Unapotuma ombi lako, tuambie nchi yako, bandari na hati yoyote ambayo mamlaka zako zinahitaji, nasi tutathibitisha nyaraka za oda yako.
Vyanzo
Vyanzo vya msingi vya misimbo na viwango vilivyo katika mwongozo huu. Hakikisha toleo la sasa kabla ya kutegemea takwimu yoyote.
- Kurugenzi Kuu ya Biashara ya Nje ya India (DGFT): majedwali ya ITC(HS) ya kusafirisha na kuagiza: misimbo ya India ya tarakimu 8 na sera ya usafirishaji nje.
- Bodi Kuu ya Kodi Zisizo za Moja kwa Moja na Forodha ya India (CBIC): Ushuru wa Forodha wa India: ushuru wa forodha wa India na matangazo yake.
- Chemba ya Kimataifa ya Biashara (ICC): kanuni za Incoterms: maana rasmi za masharti ya biashara yanayotumika kwenye nukuu za bei.
