Chứng từ là nơi nhiều lô nhập khẩu sản phẩm tẩy rửa lần đầu gặp trục trặc. Hàng hóa không có vấn đề, giá đã thỏa thuận, rồi container nằm lại cảng vì thiếu một giấy tờ hoặc một mô tả không khớp với mô tả khác. Hướng dẫn này liệt kê các chứng từ Quý khách thường gặp khi nhập khẩu xà phòng, chất tẩy rửa và nước tẩy từ Ấn Độ, và mỗi loại dùng để làm gì.
GoodBiz Hygiene là nhà xuất khẩu thương mại: chúng tôi cung ứng từ các nhà sản xuất Ấn Độ đã được thẩm định và chuẩn bị chứng từ vận chuyển cho từng đơn hàng. Yêu cầu thay đổi theo quốc gia đến và theo sản phẩm, vì vậy mọi nội dung dưới đây là hướng dẫn chung. Bộ chứng từ chính xác được xác nhận theo từng đơn hàng, và đại lý hải quan của Quý khách có tiếng nói cuối cùng về những gì cảng của Quý khách chấp nhận.
Các chứng từ vận chuyển cốt lõi
Hầu như mọi lô hàng đều cần những chứng từ này, bất kể sản phẩm nào.
Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là hóa đơn của người bán và là chứng từ chính để hải quan định giá hàng hóa. Hóa đơn nêu người mua và người bán, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thương mại đã thỏa thuận và mã HSN. Nhà nhập khẩu dùng nó để tính thuế và các khoản phải nộp, còn ngân hàng dùng nó trong thư tín dụng. Mô tả phải khớp từng chữ với các chứng từ khác. Để được hỗ trợ về mã, xem hướng dẫn của chúng tôi về mã HSN 3401 và 3402.
Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói giải thích bên trong mỗi thùng carton, pallet hoặc thùng phuy có gì: số kiện, trọng lượng tịnh và cả bì, kích thước, và số lô hoặc ký mã hiệu khi liên quan. Nhân viên hải quan dùng nó để đối chiếu việc kiểm tra thực tế với hóa đơn. Một phiếu đóng gói rõ ràng cũng giúp kho của Quý khách nhận hàng nhanh chóng.
Vận đơn đường biển
Vận đơn do hãng tàu cấp. Đây là biên nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển và, ở bản gốc, là chứng từ sở hữu cho phép Quý khách nhận hàng. Hãy hỏi sớm xem Quý khách cần bản gốc, giải phóng hàng bằng telex hay vận đơn đường biển không chuyển nhượng (sea waybill), vì điều này ảnh hưởng đến thời điểm Quý khách có thể thông quan hàng và cách xử lý thanh toán. Thông tin tên, địa chỉ và bên nhận thông báo phải chính xác.
Chứng từ chứng minh xuất xứ và chất lượng
Giấy chứng nhận xuất xứ
Giấy chứng nhận xuất xứ nêu quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất. Các quốc gia nhập khẩu có thể yêu cầu như một thủ tục hải quan, và một số dùng để quyết định có áp dụng thuế thấp hơn hay không.
Có hai loại chính:
- Giấy chứng nhận không ưu đãi (thông thường). Chỉ xác nhận quốc gia xuất xứ. Thường do phòng thương mại hoặc cơ quan được ủy quyền cấp.
- Giấy chứng nhận ưu đãi. Khi hiệp định thương mại giữa Ấn Độ và quốc gia của Quý khách cho mức thuế giảm hoặc bằng không, có thể cần giấy chứng nhận ưu đãi theo mẫu nêu trong hiệp định đó. Hàng hóa phải đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định, và mẫu cùng cơ quan cấp thay đổi theo từng hiệp định.
Đừng cho rằng Quý khách đương nhiên đủ điều kiện. Hãy hỏi đại lý hải quan xem có mức ưu đãi cho mã thuế của Quý khách không, và cho chúng tôi biết trước khi đặt hàng để giấy chứng nhận phù hợp được sắp xếp.
Giấy chứng nhận phân tích (COA)
COA là báo cáo phòng thí nghiệm về lô hàng cụ thể Quý khách mua. Báo cáo liệt kê các chỉ tiêu thử nghiệm và kết quả so với thông số đã thỏa thuận. Các chỉ tiêu phụ thuộc vào sản phẩm. Với chất hoạt động bề mặt như LABSA, thường gồm hàm lượng hoạt chất, axit sulfuric tự do, dầu tự do và màu sắc. Với bột giặt có thể gồm hàm lượng hoạt chất, pH, khối lượng riêng và độ ẩm. Với chất tẩy rửa dạng lỏng có thể gồm pH và ngoại quan.
COA chỉ hữu ích nếu thông số đã được thỏa thuận trước. Trước khi xác nhận đơn hàng, hãy yêu cầu bảng thông số và thỏa thuận những chỉ tiêu và giới hạn nào sẽ xuất hiện trên COA. Hãy giữ COA cùng một mẫu lưu từ cùng lô phòng khi có tranh chấp sau này.
MSDS hoặc SDS
Bảng dữ liệu an toàn mô tả thành phần sản phẩm, mối nguy, cách xử lý an toàn, sơ cứu, biện pháp chữa cháy, bảo quản và thải bỏ. SDS là tên hiện hành và MSDS là tên cũ, nhưng cả hai có cùng ý nghĩa. Kho của Quý khách, công ty vận tải của Quý khách và, ở một số quốc gia, cơ quan hải quan hoặc môi trường sẽ yêu cầu. Hãy yêu cầu SDS bằng ngôn ngữ và định dạng mà thị trường của Quý khách cần, vì một số quốc gia mong đợi một bố cục cụ thể.
Hàng nguy hiểm và hàng hóa chất
Không phải mọi sản phẩm tẩy rửa đều là hàng nguy hiểm, nhưng một số thì có. Các sản phẩm có tính axit mạnh, chất lỏng ăn mòn và một số nguyên liệu hoạt động bề mặt có thể được phân loại là nguy hiểm khi vận tải đường biển.
Nếu một sản phẩm thuộc diện này, hãy chờ đợi:
- Tờ khai hàng nguy hiểm. Bản khai có chữ ký về số UN, nhóm, nhóm đóng gói và chi tiết bao bì của sản phẩm.
- Nhãn và ký hiệu nguy hiểm. Nhãn đúng quy định trên thùng phuy, thùng carton và container.
- Bao bì được phê duyệt. Thùng phuy và IBC đáp ứng yêu cầu vận tải.
- Hãng tàu chấp nhận. Hãng tàu phê duyệt hàng nguy hiểm riêng và có thể thu phụ phí hoặc hạn chế các tàu có thể sử dụng.
Ví dụ gồm các chất tẩy gốc axit như nước tẩy bồn cầu ở các cấp axit tiêu chuẩn, và nguyên liệu số lượng lớn như LABSA. Các cấp dịu nhẹ hơn có thể được xử lý khác, và việc phân loại phụ thuộc vào công thức chính xác và các quy định vận tải hiện hành. Hãy cho chúng tôi biết nếu Quý khách cần cấp dịu nhẹ hoặc nếu cảng của Quý khách có hạn chế, và chúng tôi sẽ xác nhận phân loại với nhà sản xuất trước khi đặt chỗ.
Đăng ký và phê duyệt riêng theo nơi đến
Ngoài bộ chứng từ tiêu chuẩn, nhiều quốc gia bổ sung yêu cầu riêng. Đây là phần người mua cần xác nhận sớm, vì có thể mất nhiều tuần.
- Đăng ký sản phẩm hoặc nhà nhập khẩu. Một số quốc gia đăng ký sản phẩm tẩy rửa, hoặc nhà nhập khẩu, trước khi hàng được phép vào.
- Kiểm tra hợp chuẩn hoặc kiểm tra trước khi giao hàng. Một số thị trường yêu cầu giấy chứng nhận hợp chuẩn hoặc kiểm tra trước khi giao hàng.
- Phê duyệt nhãn. Ngôn ngữ, câu chữ cảnh báo nguy hiểm, biểu tượng, hàm lượng tịnh và thông tin nhà nhập khẩu đều có thể bị quản lý.
- Tiêu chuẩn và thử nghiệm. Một vài quốc gia yêu cầu thử nghiệm theo tiêu chuẩn quốc gia.
- Giấy phép nhập khẩu. Một số hóa chất cần giấy phép hoặc giấy cho phép của cơ quan địa phương.
Chúng tôi không thể đăng ký sản phẩm tại quốc gia của Quý khách thay cho Quý khách trừ khi đã thỏa thuận trước, và chúng tôi không cho rằng yêu cầu của thị trường này áp dụng cho thị trường khác. Hãy hỏi cơ quan chức năng hoặc đại lý hải quan của Quý khách danh sách hiện hành, và gửi cho chúng tôi ở giai đoạn yêu cầu báo giá.
Những gì không áp dụng
Sản phẩm tẩy rửa là hóa chất, không phải nông sản. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật dành cho cây trồng và sản phẩm thực vật, nên thường không cần cho xà phòng, chất tẩy rửa hay nước tẩy. Vật liệu đóng gói, như pallet gỗ, có thể có quy định ký hiệu xử lý riêng, vì vậy hãy kiểm tra với đại lý hải quan của Quý khách.
Danh mục kiểm tra chứng từ thực tế
Hãy dùng danh sách này khi lập kế hoạch một đơn hàng.
| Chứng từ | Ai cấp | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Hóa đơn thương mại | Người bán | Định giá hải quan và thanh toán |
| Phiếu đóng gói | Người bán | Kiểm tra và nhận hàng tại kho |
| Vận đơn đường biển | Hãng tàu | Bằng chứng giao hàng và quyền sở hữu hàng hóa |
| Giấy chứng nhận xuất xứ | Cơ quan được ủy quyền | Chứng minh xuất xứ và khả năng giảm thuế |
| COA | Phòng thí nghiệm của nhà sản xuất | Chất lượng lô hàng so với thông số |
| SDS | Nhà sản xuất | Xử lý, vận chuyển và bảo quản an toàn |
| Tờ khai hàng nguy hiểm | Người bán hoặc nhà sản xuất | Bắt buộc đối với hàng nguy hiểm |
| Đăng ký tại địa phương | Cơ quan chức năng của Quý khách | Cho phép nhập khẩu vào quốc gia của Quý khách |
Cách tránh chậm trễ
- Gửi danh sách chứng từ của Quý khách ở giai đoạn yêu cầu báo giá. Bao gồm danh mục kiểm tra của đại lý hải quan, mọi điều khoản thư tín dụng và các đăng ký.
- Thỏa thuận mô tả sản phẩm và mã HSN trước khi lập hóa đơn. Sự không khớp giữa các chứng từ là nguồn thắc mắc thường gặp.
- Kiểm tra kỹ câu chữ thư tín dụng. Ngân hàng từ chối chứng từ khác với thư tín dụng dù chỉ chi tiết nhỏ, vì vậy hãy xem xét điều khoản với ngân hàng của Quý khách trước khi đơn hàng được xác nhận.
- Thỏa thuận thông số trước khi sản xuất. COA nên thể hiện những gì Quý khách đã yêu cầu.
- Xác nhận tình trạng hàng nguy hiểm sớm. Điều này ảnh hưởng đến đóng gói, lựa chọn hãng tàu và chi phí.
- Yêu cầu bản nháp chứng từ trước khi giao hàng. Kiểm tra tên, địa chỉ, trọng lượng và mô tả khi việc chỉnh sửa còn dễ.
Điều khoản và thanh toán
FOB, CIF và CFR; điều khoản thanh toán thỏa thuận theo từng đơn hàng (T/T hoặc LC). Điều kiện thương mại Quý khách chọn ảnh hưởng đến việc ai sắp xếp và trả cước vận chuyển cùng bảo hiểm, và do đó bên nào xử lý một số chứng từ, vì vậy hãy chốt trước khi hoàn tất báo giá.
Bước tiếp theo
Nếu Quý khách đang so sánh các lựa chọn sản phẩm, hãy xem trang bột giặt cho sản phẩm giặt giũ, hoặc dòng hóa chất tẩy rửa số lượng lớn cho tổ chức dành cho khách sạn và người mua là đơn vị dịch vụ cơ sở. Khi gửi yêu cầu, hãy cho chúng tôi biết quốc gia, cảng và mọi chứng từ mà cơ quan chức năng của Quý khách yêu cầu, và chúng tôi sẽ xác nhận bộ chứng từ cho đơn hàng của Quý khách.
Nguồn tham khảo
Nguồn gốc của các mã và tiêu chuẩn trong hướng dẫn này. Hãy kiểm tra phiên bản hiện hành trước khi dựa vào một con số.
- Tổng cục Ngoại thương Ấn Độ (DGFT): danh mục ITC(HS) xuất khẩu và nhập khẩu: các mã 8 chữ số của Ấn Độ và chính sách xuất khẩu.
- Hội đồng Trung ương về Thuế gián thu và Hải quan Ấn Độ (CBIC): Biểu thuế hải quan Ấn Độ: biểu thuế hải quan và các thông báo của Ấn Độ.
- Phòng Thương mại Quốc tế (ICC): quy tắc Incoterms: định nghĩa chính thức của các điều kiện thương mại dùng trong báo giá.
